אסטרטגיה עסקית

למה כל עסק צריך תוכנית שנתית ואסטרטגיה עסקית

כולנו חלמנו בשלב זה או אחר של חיינו על פתיחת עסק. וחלק לא מבוטל מאיתנו אכן עשה את הצעד הנוסף- והפך לעצמאי. אז אלה מאיתנו שאכן ביצעו זאת, יודעים ש…גם עם רעיונות, טובים ככל שיהיו, לא הולכים למכולת. כי רעיון מקורי וחדשני הוא אכן הכרחי לעסק מצליח, אך הוא רק המסד שעליו בונים את הטפחות. בכך נעסוק במאמר קצר זה: החשיבות של תוכנית שנתית ואסטרטגיה עסקית.

אבל יש לי רעיון גאוני!

כאמור, הרעיון לפתיחת עסק הינו רווח מאוד, וגם רעיונות שמבשילים לכדי עסקים אינם חסרים. אך מדוע הם לא בהכרח מצליחים? בפשטות: כי תרגום הרעיון לעסק הלכה למעשה מצריך… אסטרטגיה עסקית. נשתמש בדוגמה מעולם אחר: נניח שאתם יכולים לראות בעיני רוחכם את הבית אותו אתם רוצים לבנות; כדי שהבית יקרום עור וגידים, אתם פונים הרי לקבלן. לאחר שפירטתם באוזניו מה אתם רוצים, יגיע תורו של הקבלן לשאול בפשטות: האם יש לכם תוכנית אדריכלית? חלוקת החדרים במרחב? ומה לגבי החומרים בהם תרצו להשתמש? או אז אתם מבינים את האמת הפשוטה: גם אם בדמיון ראיתם בדיוק כיצד הבית נראה, על מנת להקים אותו עליכם להצטייד בראש ובראשונה בתוכנית לשם כך. ובכן, הקמת עסק שיצליח – ויצליח לאורך זמן – אינה שונה בהרבה. וכאשר אנחנו מדברים על אורך זמן, נזכיר שלא מעט עסקים למעשה לא שורדים את השנה הראשונה! זה לבדו יכול להבהיר שעל מנת לגרום לזה לקרות, יש להצטייד בתוכנית שנתית ואסטרטגיה עסקית- עבור כל פעילות עסקית.

תוכנית שנתית ואסטרטגיה עסקית: מה זה?

המדובר למעשה במעין "מסמך על" ניהולי, אשר המטרה שלו הינה התוויית דרך ברורה- בפני המנהלים, אך כמו כן גם בפני משקיעים פוטנציאליים ויזמים, עבור פעילות עסקית קיימת או חדשה. לרוב, התוכנית הינה אכן שנתית, כלומר זהו הטווח שלה- שנה קדימה. ניתן לחלק את התוכניות העסקיות לשניים: תוכנית עסקית עבור עסק חדש מזה, ותוכנית עסקית עבור עסק קיים מזה. תוכנית עסקית עבור עסק חדש תגדיר את הצורך במוצר או בשירות, וכמו כן תציג את המבנה התומך בפעילות העתידית. בנוסף, התוכנית עבור עסק חדש תשקף גם את הפוטנציאל הגלום באותה פעילות, תבחן את הכדאיות שבה, ובחלק הארי של המקרים היא תוצג בפני משקיעים פוטנציאליים או גופים מממנים כלשהם (כגון בנקים). תוכנית עסקית עבור עסק קיים, לעומת זאת, מהווה למעשה את הבסיס לקביעת תקציב העבודה השנתי של העסק. תוכנית שנתית ואסטרטגיה עסקית עבור עסק קיים כוללת לרוב הרחבה של המודל העסקי, איתור של הזדמנויות חדשות וגיבוש הנחות צמיחה. כמו כן, היא יכולה לכלול גם בחינה של הפעילות המורחבת, אך זו תהיה מעבר לשנה הקרובה (בדרך כלל חמש שנים קדימה). כלומר, הסיבות שבגינן גם עבור עסק קיים ישנו צורך אקוטי בתוכנית שנתית ואסטרטגיה עסקית, הן כדלהלן: מכיוון שלעתים מתעורר צורך בשיפור או בהתאמת תהליכים בעסק (כמו למשל תוכנית הבראה או ארגון מחדש); אם העסק עומד בפני פעילות חדשה או הרחבת הפעילות הקיימת שלו- התוכנית תהווה בדיקת היתכנות לשם כך; במידה והחברה רוצה לבסס תקציב עבודה שנתי אשר מבוסס על אסטרטגיה עסקית ברורה ועל צמיחה עתידית צפויה.

החיוניות שבתוכנית שנתית ואסטרטגיה עסקית עבור החברה שלכם

להלן נמנה את הסיבות המרכזיות בעטיין גיבוש תקציב עבודה שנתי ואסטרטגיה עסקית חיוני עבורכם: ראשית, התוכנית תהווה עבורכם מקור כוח. כפי שכבר בייקון לימדנו במאה השש עשרה לערך, ידע הוא כוח. הכנת תוכנית עסקית תחייב אתכם לחקור ולאסוף מידע רב ככל הניתן, כך שלא תיאלצו להסתמך על אינטואיציה בלבד אלא כזו המתיישבת עם הנתונים העובדתיים. תוכנית עסקית איכותית מתבססת על ידע ונתונים, ועל כן העסק שלכם יוכל להתעצם בהסתמך עליהם ובהינתן שהפעילות העסקית תתבצע בהתאם אליהם. סיבה נוספת הינה שהתוכנית תקנה לכם תחושה וודאות. גם אם התוכנית תכלול תחזיות – שאינן עובדות מוגמרות – התחושה של וודאות תפיג חרדות מיותרות, ועצם קיומה של התוכנית תתווה לכם דרך פעולה ותאפשר להמשיך על פי מסלול צפוי ומאורגן. הסיבה השלישית לחיוניות שבתוכנית, היא שקיומה יאפשר לכם לבחון ולהגדיר סיכונים אל מול סיכויים- ועל ידי כך לצמצם ככל הניתן את אלה הראשונים. כל השקעה כספית כרוכה בסיכון, ואין משקיע שאינו מודע היטב לעובדה זאת; אך ככל שהסיכון גדול- כך אמור להיות גם פוטנציאל הרווח. עוד סיבה לחשיבותה הקריטית של תוכנית עסקית, היא היותה כתובה בשפה אחידה, אשר משלבת מונחים וקודים שמאפיינים את הפעילות העסקית הרלוונטית כך שהם ברורים הן ליזם והן למשקיע.

לאחר שעמדנו על טיבה של תוכנית עסקית ועל חיוניותה, כעת נפנה לדגשים עיקריים לכתיבתה של תוכנית שכזו.

מה חשוב שתכלול תוכנית עסקית?

דגש ראשון, הינו שהתוכנית תהיה מנוסחת כראוי- כתובה בשפה עסקית רהוטה, ממוקדת, ברורה וקלה להבנה. בנוסף, אין כל הכרח שהיא תהיה ארוכה במיוחד- שהרי מדובר בתוכנית שנתית ואסטרטגיה עסקית, לא בספר לדורות הבאים. כמו כן, חשוב שהתוכנית תהיה מדויקת ככל האפשר, ושהמידע הכלול בה יתבסס על תחקיר מקיף ואמין, ועליו להציג נתונים אובייקטיביים המתכתבים עם המציאות. דגש אחרון הינו "מבחן המשקיע"- עלינו לשאול את עצמנו האם למשקיע פוטנציאלי קיים אינטרס כלכלי ריאלי להשקיע בעסק שלנו. צליחת המבחן תהיה בתשובה חיובית: הרעיון שאיתו פתחנו את המאמר מצדיק את הסיכון וההשקעה הדרושים על מנת להפיח בו חיים.

מדוע תוכניות עסקיות נכשלות ואיך להימנע מזה

התמונה המוכרת: בעל עסק יושב עם יועץ, משקיע שעות בבניית תוכנית עסקית מפורטת ואז התוכנית נשארת במגירה ואף פעם לא נפתחת שוב. זה קורה יותר ממה שאתם חושבים והסיבות די ברורות. הבעיה הראשונה היא שהרבה תוכניות עסקיות נכתבות כמסמכים תיאורטיים שמנותקים מהמציאות היומיומית של העסק.

הבעיה השנייה היא שבעלי עסקים לא יודעים איך להפוך את התוכנית לכלי עבודה יומיומי. הם חושבים שכתבו תוכנית, סימנו V, ועכשיו אפשר לעבוד. אבל תוכנית עסקית זה לא מסמך סטטי – זה כלי דינמי שצריך להתעדכן, להתאים לשינויים ובעיקר לשמש בסיס לקבלת החלטות שוטפות.

בפלפל לעסקים אנחנו רואים את זה כל הזמן – לקוחות שמגיעים אלינו עם תוכנית יפהפייה שלא עובדת בפועל. הסיבה בדרך כלל היא שהתוכנית לא התחשבה מספיק במגבלות של בעל העסק – הזמן שלו, הכישורים שלו, המשאבים הזמינים. תוכנית טובה צריכה להתחיל ממי שאתם ולא ממי שהייתם רוצים להיות.

הדרך הנכונה היא בניית תוכניות בשלבים עם יעדי ביניים ברורים ומדידים. במקום לכתוב "נגדיל את המכירות ב-50% השנה", כדאי לכתוב "נוסיף לקוח אחד חדש כל חודש בששת החודשים הראשונים ואז נעלה לשני לקוחות חדשים בחודש". זה הרבה יותר מעשי ומעודד.

איך לבנות תוכנית שמתחילה מהלקוח ולא מהמוצר

אחת הטעויות הכי נפוצות בכתיבת תוכניות עסקיות היא להתחיל מהמוצר או מהרעיון במקום מהלקוח. "יש לי רעיון מעולה למכונת קפה חכמה" – זה מקום רע להתחיל. המקום הטוב להתחיל הוא "יש הרבה אנשים שמתקשים להכין קפה טוב בבית כי אין להם זמן ללמוד איך".

כשמתחילים מהלקוח כל התוכנית הופכת להיות הרבה יותר ממוקדת ומעשית. אתם לא שואלים "איך אני אמכור את המוצר הזה?" אלא "איך אני פותר את הבעיה הזאת לאנשים הספציפיים האלה?" זה הופך את השיווק, התמחור, פיתוח המוצר והפיתוח העסקי להרבה יותר פשוטים.

השאלות הנכונות לשאול בתחילת התוכנית הן: מי הלקוחות הפוטנציאליים? איפה הם? איך הם מתנהגים היום כדי לפתור את הבעיה? כמה זה עולה להם? מה הכי מעצבן אותם במצב הנוכחי? מה הכי חשוב להם – מחיר, נוחות, איכות, מהירות?

בפלפל לעסקים אנחנו תמיד מתחילים עם לקוחות במיפוי מפורט של קהל היעד. לא רק דמוגרפיה אלא גם התנהגות, צרכים, פחדים וחלומות. ככל שהתמונה יותר מפורטת כך התוכנית העסקית יותר מדויקת ויותר ברת יישום.

הכלים הפשוטים שיעזרו לכם לעקוב אחרי הביצוע

תוכנית עסקית בלי מערכת מעקב זה כמו מפה בלי מצפן. אתם יודעים לאן אתם רוצים להגיע אבל לא יודעים איפה אתם עכשיו ואם אתם בכיוון הנכון. הבעיה היא שהרבה בעלי עסקים חושבים שמעקב אחרי התוכנית זה משהו מסובך שדורש תוכנות יקרות וזמן רב.

האמת היא שאפשר לעקוב אחרי רוב הדברים החשובים עם כלים פשוטים מאוד. טבלת אקסל עם המדדים החשובים שמתעדכנת פעם בשבוע תעשה פלאים. המפתח הוא לא במערכת אלא בעקביות. עדיף מדד פשוט שאתם בודקים כל יום מחמישה מדדים מסובכים שאתם בודקים פעם בחודש.

המדדים הכי חשובים לרוב העסקים הם: כמה לקוחות חדשים, כמה הכנסות, כמה הוצאות וכמה זמן לוקח להפוך לקוח פוטנציאלי ללקוח משלם.

טריק שיעזור לכם הוא להגדיר מראש מה "אדום", מה "צהוב" ומה "ירוק" בכל מדד. אם הגעתם לאדום במדד מסוים אתם צריכים לעצור הכל ולטפל בזה. אם אתם בצהוב עליכם לשים לב ולתכנן מהלכים מראש. אם אתם בירוק אתם יכולים להמשיך לרוץ קדימה.